Asientos Contables

Acceso Directo: Pulsando la tecla F5.

Esta opción permite efectuar el ingreso de las operaciones contables según el Tipo de Vouchers.
Los Tipos de Voucher y sus cuentas asociadas (Predefinidos) son tomadas de la Tabla de Tipos de Voucher.
Es importante por lo tanto conocer los Tipos de Vouchers y que cuentas tiene asociadas al momento de ingresar los datos, ya que esto ahorrará tiempo y dará mayor seguridad cuando ingresamos información.
Se puede filtrar los Tipos de Voucher al ingresar o consultar usando el selector de voucher. Pulse el boton [Todos los Vouchers] para seleccionar el Tipo de Voucher a Filtrar. (Doble Click sobre el Nombre o Tipo de Voucher)
La siguiente pantalla presenta la información de los Vouchers registrados en el sistema:

Note las sumas al Debe, Haber y Diferencia en Moneda Nacional y al lado derecho en Moneda Extranjera.

Los campos correspondientes para el ingreso de un Voucher/Asiento Contable se dividen en:

Información de Cabecera

Los datos ingresados en esta parte son comunes a todos los registros.

Información de Detalle

Los datos ingresados en esta parte son los particulares y ellos constituyen la característica contable del Asiento.


Panel de la Cuenta

Datos del Documento

Referencia (Si lleva Documento de Referencia.)

Panel Tipos de Cambio

Panel Debe/Haber

Tecla [Enter] para Desplegar las tablas de Ayuda

Por otro lado, al momento de ingresar los voucher, el sistema puede demandar campos adicionales, como el código de Flujo de Efectivo o el Medio de Pago, etc. Ejemplo, el ingreso de cuentas de caja. Normalmente estas tienen una tabla de ayuda al costado del campo de código (Campo Combo) que le servirá para seleccionar el dato requerido. Estando el campo de código vacio pulse Enter desplegar el campo de ayuda y seleccionar el valor correcto.

Ejemplo del Ingreso de un Voucher

Habiendo ingresado a la opción de Asientos Contables (Boton Lista) pulsamos la tecla [Insert] dentro de la tabla de Asientos de Vouchers.
Haga un click sobre la grilla para asegurar tener el foco sobre esta ventana.
Ingresamos la Información de Cabecera, presionar el botón [Enter] para saltar entre los campos.
Seguir las indicaciones que correspondan al tipo de Vouchers (Simple o Predefinido) Ingrese o corrija la fecha de la operación.
Pulse ENTER y el campo saltara a Nuevo Registro, pulse nuevamente ENTER y se abrirá la ventana de Información de Detalle colocandose el cursor en el campo de Cuenta.
Cuando se selecciona un Tipo de Vouchers Simple, las cuentas deben ser ingresadas una a una. Cuando el Tipo de Voucher es Predefinido, el sistema genera el asiento usando las cuentas que definimos en Tipos de Voucher.
Ingresamos los campos requeridos por el sistema, terminamos el ingreso con Aceptar y pulsamos [Insert] cada vez que requerimos de un nuevo ingreso de Cuenta.

Nota: Use la opción Arrastre activada en el Menú Contextual, para no estar repitiendo los datos duplicados del Asiento.

Posibles contratiempos al ingresar un Asiento Contable

• No contar con el Auxiliar en el sistema

Se dan eventualidades como el ingreso de un Auxiliar nuevo. El ingreso del mismo puede ser de dos formas, parcial o completo. En el caso de parcial ingrese en los campos respectivos de Auxiliar(código) y Detalle(Nombre el auxiliar). El sistema al detectar que este código no existe en la Tabla de Auxiliares, abre una nueva ventana requiriendo los datos mínimos para inscripción del Auxiliar.
En el caso de un Ingreso de Auxiliar en forma completa se hace abriendo la Tabla de Auxiliares del Menú de Actualización. Alli se inserta un nuevo registro llenando los datos del Auxiliar. Vuelva a Asientos Contables usando las teclas [Control] + [Tab] o busque en el menú de Ventanas, Asientos Contables. Pulse la tecla [Insert] y complete la información que faltaba.

En el caso de no tener el código a la mano, pulse la tecla [+] estando en el campo de auxiliar, esto activa la ventana de búsqueda. Se puede buscar por nombre Código de Auxiliar, RUC. El dato inicial puede ser parcial y no necesariamente los primeros digitos de la información que se busca.

Puede también hacer consultas directas al portal de Sunat haciendo Click sobre el icono que abrirá la ventana de búqueda en la base de datos Sunat.

• No tiene el Tipo de Cambio del día del Documento
Use el Tipo de Cambio del día anterior. Posteriormente, cuando tenga esta información, actualice ingresando a Tipos de Cambio del Menú de Actualización. Recupere los Saldos usando la opción del mismo nombre que se encuentra en el Menú de Utilitarios.

• Poner un tipo de Moneda que no corresponde
Modifique el Voucher ingresando al campo Moneda y haciendo la corrección, luego pulse Aceptar. Confirme el cambio.

• Cambio de Tipo o Número de Vouchers
En el Menú contextual de la tabla de Asientos de Contables Vouchers(Boton Lista Activado) se tiene la opción de Cambio de Numero de Voucher. Esta opción sirve en el caso que usted quisiera reclasificar un voucher ya Ingresado.
Para usarlo necesita posicionarse en el voucher a ser cambiado, dar click con el botón derecho del Mouse para activar el menú contextual y seleccionar Cambio de Número de Voucher, Ingresar el nuevo Tipo, Número y pulsar Aceptar.
Considere que si ingresa un Tipo y Número de un Voucher que ya existe, el Voucher modificado se juntará con el existente.
Por otro lado, si ingresa un número correlativo no consecutivo en la numeración del tipo de voucher modificado, el sistema proporcionará primero el número omitido al momento de ingresar un nuevo Voucher de ese tipo.

• Insertar Vouchers
Se puede insertar un Voucher entre dos que esten en forma correlativa. Esto se hace con el fin de mantener ordenado el archivo de acuerdo a la cronologia del registro contable.

• Imprimir Cheque
De acuerdo a su necesidad, Ud. puede imprimir el Cheque en los Vouchers que esten con el Formato de Impresión Voucher de Egreso Bancos, que se configuran en Tipos de Vouchers.

• Opción de Arrastre
Sirve para conservar o borrar los datos que se registran en la ventana de detalle de un asiento contable. Esta es una facilidad cuando se necesita duplicar la mayoría de su contenido. Se visualiza en el menú contextual estando dentro de un asiento contable.
Está activa cuando muestra el cajón con un check e inactiva sí está en blanco.

• Uso del Reporte de Asientos Contables
El reporte de Asientos Contables nos da la conformidad que la información que mantiene el Sistema, es la que corresponde a las operaciones realizadas. Por lo que recomendamos, que en los Asientos Contables, se acompañe un reporte de verificación debidamente visado por las personas autorizadas. Estos se pueden seleccionar en Tipos de Voucher campo de Formato de Impresión de acuerdo al tipo de Voucher.
Este puede ser impreso cliqueando sobre el icono de Imprimir, desde la tabla de Asientos contables.

 

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